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Erschienen am
3.3.2023

Effizientere Projekte und zufriedenere Mitarbeiter:innen – dieses Tool macht’s möglich

Cornelia Dietz

Was wäre, wenn jede:r die Kompetenzen in ein Projekt einbringen kann, die sie:ihn auszeichnen? Wenn Aufgaben im Team von Anfang an so verteilt werden, dass jeder: jedem klar ist, wer was tut? Und wenn jemand, der etwas lernen oder ausprobieren möchte, die Gelegenheit dafür bekommt? Zu schön, um wahr zu sein? Wir haben ein Tool entwickelt, um das ein Stück Realität werden zu lassen. Kommen Sie mit und schauen Sie mit mir hinter die Kulissen.

Stellen Sie sich vor, Sie geben bei uns ein großes Marketing-Kommunikations-Projekt in Auftrag und wir stellen ein interdisziplinäres Team für Sie zusammen. Im Kernteam sind acht Spirit Linker:innen. Da das Projekt innerhalb knackiger Zeit fertiggestellt werden soll, wird die Konzeptionsrolle doppelt belegt. Die Medizinerin ist zu ihrer fachlichen Kompetenz auch stark in der strategischen Beratung. Gleichzeitig ist am Anfang ein Account-Manager für die Beratung mit an Bord. Es gibt also Überschneidungen in den Kompetenzen. Dazu gibt es eine neue Konstellation im Team: zwei Mitarbeiter:innen haben noch nie zusammen gearbeitet.

Klar, dass es da sehr sinnvoll ist, möglichst früh im Projekt darüber zu sprechen, wer welche Aufgaben und Verantwortungen übernimmt. Wie das in der Praxis aussieht, verrate ich Ihnen im Folgenden. Und am Ende des Artikels finden Sie Materialen, mit denen Sie selbst durchstarten können.

Klarheit in 4 Schritten

Die Aufgaben- und Verantwortungsklärung führen wir nach einem festen Drehbuch durch. Der Ablauf besteht aus 4 zentralen Schritten:

Bei 7–8 Teilnehmenden dauert das Meeting ca. 2 Stunden. Oft ziehen wir eine:n Moderator:in hinzu, damit sich alle Teammitglieder voll auf ihren Beitrag im Projekt konzentrieren können.

Check-in

Zu diesem Zeitpunkt des Projekts sind alle Teammitglieder bereits über Projektziel, Kund:in und Rahmendaten informiert. Nach einer Begrüßung erklärt der:die, der:die das Meeting einberufen hat, kurz, warum er:sie das für sinnvoll hält. Oft ist das der:die Projektmanager:in, doch im Grunde kann das jedes Teammitglied anstoßen.

Zum Check-in gehört außerdem diese Einordnung zum Anspruch an den Termin:

  • Ziel des Meetings ist es, einen Stand zu erreichen, mit dem ins Projekt gestartet werden kann (Grundorientierung). Für Themen, die nicht schnell gelöst werden, werden Zusatztermine vereinbart.
  • Es geht in diesem Meeting nicht darum, Projektinhalte oder -ziele zu hinterfragen. Falls kritische Punkte aufkommen, wird vereinbart, wer wann darüber spricht.

Meine Aufgaben und Verantwortungen

Nun geht es darum, die eigenen Verantwortungs- und Aufgabenbereiche zu benennen. Zur Vorbereitung sammelt jede:r in Stillarbeit ihre:seine Punkte auf farbigen Karten:

Das geben wir zur Beantwortung der Fragen an die Teilnehmenden mit:

  • Die Kartenanzahl für grün und rot ist bewusst begrenzt. Das hilft, im passenden Detailgrad zu landen.
  • Grün: Die „Das ist doch sowieso klar“-Sachen sind nicht überflüssig. Nicht jede:r im Team weiß diese Dinge von jeder:jedem. Also schreiben Sie sie auf.
  • Rot: Dies dient der Erwartungsklärung: Was nehme ich an, was die anderen denken, dass meine Aufgabe wäre, aber ich sehe es anders?
  • Betrachtet wird alles, was zum aktuellen Zeitpunkt sichtbar ist (Momentaufnahme). Eventuell-Szenarien „Wenn X passiert, dann ist Y meine Aufgabe“ lassen wir weg.

Komplettiert wird das Ganze durch eine mündliche Aussage, was man braucht, um gut arbeiten zu können. Das ist besonders an Schnittstellen interessant.

Schön und wichtig ist die Info, welche besondere Stärke man mitbringt, die die anderen Teammitglieder vielleicht nicht kennen, oder einfach, um sie in Erinnerung zu rufen. Zum Beispiel „Ich habe eine gute Beziehung zu diesem:dieser Kund:in“ oder „Ich habe viel Erfahrung mit Kampagnen dieser Art“.

Spätestens hier wird deutlich, dass wir uns aus der traditionellen Rollenorientierung gelöst haben und stattdessen in Kompetenzen denken. Das macht uns flexibel und wachsam, wo wir unsere Stärken sinnvoll einbringen können.

Das Herzstück: Ergänzen, verteilen, besprechen

Nach der Vorbereitung stellt jedes Teammitglied seine Punkte in maximal 5 Minuten vor und pinnt die Karten an die Wand. Meist beantworten sich währenddessen schon einige Fragen.

Kommen nach und nach alle Aufgaben an die Wand, entsteht die Diskussion in der Regel von selbst, in der Unklarheiten beseitigt, Schnittstellen geklärt und Dopplungen entdeckt werden.

Der:die Moderator:in behält im Blick, dass alle roten und gelben Karten besprochen werden. Bei Bedarf erinnert er:sie daran, Themen zu vertagen, die nicht sofort und schnell gelöst werden können.

Darüber hinaus ist es empfehlenswert, folgende Punkte abzufragen:

  • Ist definiert, wer jeweils die fachliche Gesamt-Verantwortung trägt, z. B., dass das Produkt technisch funktioniert?
  • Wer nimmt den Kundenblick ein und gleicht immer wieder mit dem Briefing ab?
  • Wer prüft kontinuierlich, dass das Projekt für die Zielgruppe funktioniert?
  • Fehlen noch Aufgaben oder Rollen?
  • Bei Doppelbesetzungen: Ist die Verteilung der Aufgaben und Verantwortungen klar?
  • Gibt es Urlaube, die eine Vertretung brauchen werden?
  • Sind Überlastungen von Einzelpersonen jetzt schon absehbar? Welche schnelle Lösung gibt es z. B. durch Umverteilung von Aufgaben?
Bild: Reales Beispiel in Conceptboard aus einem Projekt für ein Online-Barcamp.

Die Wünscherunde: Raum für Entwicklung und Mitarbeiterzufriedenheit

Das Schöne an unserem Tool ist, dass die Kompetenz-Entwicklung einen festen Platz hat. Aufgaben können auch einmal anders verteilt werden als sonst. Vielleicht möchte sich ein:e Mitarbeiter:in in der Kundenkommunikation entwickeln und übernimmt daher eine für ihn:sie neue Aufgabe. Oder ein Teammitglied möchte eine Fleißaufgabe aus Zeitgründen abgeben und jemand anderes liebt es, Excellisten zu pflegen – das soll es geben. 😉

Wir nehmen uns also kurz Zeit, um Wünsche abzufragen und erhöhen dadurch ganz nebenbei noch die Mitarbeiterzufriedenheit im Projekt.

Unser Frühwarnsystem: Ungereimtheiten aufdecken

Wenn alle Aufgaben und Verantwortungen pragmatisch geklärt sind, kommt unsere Prise Spirit Link-Magie – das kollektive feine Gespür gepaart mit Offenheit und Ruhe. Wir stellen die Frage: „Womit fühlst du dich noch unwohl?“ und geben etwas Bedenkzeit.

Die Teammitglieder schauen auf die Wand und horchen in sich rein, wo der Bauch grummelt oder Bedenken sind. Sie betrachten dabei sowohl ihre individuelle Situation als auch das Gesamtprojekt. Denn das kennen Sie sicher selbst: Eigentlich spürt man, wenn etwas noch nicht passt. Geben Sie den Dingen Raum!

Wir legen dann Wert darauf, dass jede:r in der Runde etwas dazu sagt. Denn wir möchten jeden Impuls mitbekommen.

Positivrunde: Ein knackiges Statement und los geht’s!

Nach der Bedenkenträger-Runde ist es essenziell, mit etwas Positivem abzuschließen. Deshalb beenden wir das Meeting immer mit einer Runde: „Auf was freue ich mich im Projekt?“ Danach sind wir immer voller Tatendrang!

Fazit

Wir stellen unsere Projektteams nach Kompetenzen und Verfügbarkeit zusammen. Unser Tool zur Aufgaben- und Verantwortungsklärung hilft, Kompetenzen effizient einzusetzen. Die investierte Zeit zahlt sich in mehrfacher Hinsicht aus. Durch die frühzeitige Abstimmung verringern wir Reibungsverluste während des Projekts und können Überlastungen vorbeugen. Da wir mit dem strukturierten Tool auch Entwicklungswünsche hören und möglichst berücksichtigen, erhöhen wir unsere Mitarbeiterzufriedenheit. Und nicht zuletzt werden individuelle Stärken genutzt, die sonst vielleicht nie Raum gefunden hätten, genannt zu werden.

Download Moderationsleitfaden für Aufgaben- und Verantwortungsklärung

Link zu einer Mustervorlage in Conceptboard

Cornelia Dietz

Cornelia Dietz

ist seit 2006 als medizinische Redakteurin bei Spirit Link. In der Zwischenzeit ist sie auch Trainerin, Facilitatorin und Gruppendynamikerin. Ihr Herz schlägt für Teams und wie sie wertschätzend und zielgerichtet miteinander arbeiten können. Cornelia konzipiert und moderiert Workshops, Meetings und mehr, immer neugierig, vielversprechende Methoden auszuprobieren. Ihr Anliegen ist es, das Team im Prozess optimal zu unterstützen und das Wesentliche herauszuarbeiten.

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