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Gunther Tutein

Lassen sie uns reden
Erschienen am
21.7.2021

Hybride Zusammenarbeit – welche Settings funktionieren und welche nicht

Gunther Tutein
Gunther Tutein

Ein Erfahrungsbericht als Momentaufnahme. Früher war alles einfach. Wir saßen im Büro und trafen uns in Meetingräumen. Dann kam COVID-19 und die Meetings fanden online statt. Keine einfache Welt („du bist gemutet“) aber immerhin waren alle am gleichen Ort: zu Hause. Nun wo sich einige wieder im Büro befinden, während viele zu Hause sind, wird es kompliziert: „Hybride Meetings“ werden notwendig.

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In diesem Artikel beschreibe ich Settings, die für solche hybriden Meetings möglich sind. Ich möchte dafür werben, mit der neuen Situation bewusst umzugehen. Denn eins ist sicher: Wenn Sie in hybride Meetings „reinschlittern“ ist das Risiko groß, dass es keine angenehme Erfahrung wird.

Setting 1: „Wir nehmen euch spontan dazu“

Dieses Setting findet derzeit wahrscheinlich am häufigsten statt: Eine Handvoll Leute trifft sich in einem Besprechungszimmer und nimmt 1–3 Personen online dazu.

Typische Ausschnitte:

  • „Was schreibt ihr da auf dem Flipchart?“
  • „Was hast du gesagt?“
  • „Wer von euch hat das gerade gesagt?“
  • „Entschuldige, ich habe deine Wortmeldung nicht gesehen.“

Meine Wertung:

  • Es entsteht kein echtes Team. Die drei Personen im Raum reden entweder miteinander oder sind auf den Screen fixiert.
  • Oft schlechte bis gruselige Tonqualität.
  • Akzeptabel für 10-minütige Meetings, aber nicht zum Arbeiten.
  • Ausnahmen: Sie haben einen Raum, der technisch und akustisch genau dafür konstruiert wurde oder es treffen sich nur 3-4 Personen

Setting 2: „Hightech“

Das Setting besteht aus zwei Monitoren im Besprechungsraum, einer für die Gesichter der Online-Teilnehmer, einer für das Online-Whiteboard. Der Raum ist akkustisch entweder gut gedämmt oder es gibt Raummikrofone.

Wertung:

  • Ermöglicht ein fast normales Gespräch.
  • Wird wohl wegen des Aufwandes 2021 ein seltenes Set-up bleiben.
  • Unserer Meinung nach, die einzige Lösung für wirklich gute hybride gemeinsame Arbeit.

Setting 3: „Der Enabler“

Das Setting besteht aus einer Person am Schreibtisch, die anderen Personen sind frei. Sie können auch spazieren gehen (ernst gemeint). Die Person am Schreibtisch ist der Enabler, sie moderiert, notiert und visualisiert.

Wertung:

  • Dies ist kein wirklich hybrides Meeting, da sich die Leute im Büro nicht physisch treffen.
  • Dafür bringt es viel Bewegung, die sonst oft auf der Strecke bleibt.
  • Klare Rollenverteilung.

Setting 4: „Zwei-Klassen-Gesellschaft“

In diesem Setting gibt es im Besprechungszimmer eine Gruppe von Personen, die sich unterhält und die Personen, die online dabei sind, sind im wesentlichen Zuhörer.

Wertung:

  • Funktioniert sehr gut solange der Redeanteil zu 80 % bei den Büro-Personen liegt.
  • Publikum ist gut über kurze Fragen und Umfragen einzubinden.
  • Gute Akustik ist auch hier nicht trivial, erfordert starke Raumdämmung und gute Mikros.

Setting 5:  Public Viewing

Das Setting ist wie Setting Nr. 4, nur dass die Zuhörer die Personen im Raum sind und die Diskussion online stattfindet.

Wertung:

  • Funktioniert sehr gut.
  • Einbindung des Publikums im Raum in die Online-Diskussion ist ein klein wenig beschränkter, aber ausreichend gut möglich.
  • Im Vorfeld ist zu klären, wer zu welcher Gruppe gehört.

Setting 6: „Kleiner runder Tisch“

In diesem Setting haben die Teilnehmer im Besprechungszimmer alle einen Laptop dabei, der Ton läuft über ein Mikro auf dem Tisch oder über einzelne Headsets.
Andere Leute sind online zugeschaltet.

Wertung:

  • Gutes Gefühl von wirklicher Gruppe unter fast Gleichen.
  • Geringer Mehrwert des „im Zimmer seins“.
  • Fühlt sich etwas künstlich an.
  • Visuell und in puncto Arbeiten sehr effektiv.
  • Audio schwierig bis anstrengend.
  • Bietet sich als Setting an, wenn der Fokus das stille Arbeiten ist.

Setting 7: „Kleingruppen“

Dieses Setting eignet sich für längere Workshops. Zum Beispiel könnten in einem längeren Termin alle Teilnehmer an ihren Rechnern starten. Für Workshopteile, in denen Gruppenarbeit stattfinden soll, werden die Gruppen nach physischer Präsenz gebildet, es gibt die Vor-Ort-Gruppen und die Online-Gruppen.

Wertung:

  • Hervorragendes Setting.
  • Sehr situativ nutzbar.
  • Nachteil: Gruppenzusammensetzung wird durch physische Präsenz geprägt und nicht von einer inhaltlich sinnvollen Zusammenstellung.

Mein Fazit

Meine Erfahrung zeigt, dass hybride Meetings schlecht funktionieren, wenn man unvorbereitet hineinrutscht. Es sollte wirklich nur eine Notlösung sein. Ich rate dazu, bei der Meeting-Gestaltung aufmerksam zu sein und sich bewusst für das eine oder andere oben genannte Setting zu entscheiden – wenigstens so lang, bis wir alle Besprechungsräume haben, die technisch und akustisch für eine einfache Zuschaltung von Online-Teilnehmern ausgelegt sind.

Gunther Tutein

Gunther Tutein ist geschäftsführender Gesellschafter bei Spirit Link. Sein Antrieb ist es, durch den strategischen Einsatz digitaler Kanäle das Marketing im Gesundheitswesen zu verbessern. Für ihn ist ein guter Tag, wenn er einem Healthcare-Kunden einen neuen Impuls für sein Marketing geben konnte, mit dem er die Zielgruppe vom Hocker reißt. Die Zukunft gehört für ihn Strategien, die digitale und klassische Marketing-Kanäle optimal miteinander verbinden.

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